Der virtuelle Chef

Angeregt durch den Printable CEO von David Seah habe ich eine deutsche Version davon entwickelt, die ich den “virtuellen Chef” nenne.

Das Prinzip ist einfach: Immer wenn man eine Aufgabe erledigt, füllt man eines der bunten Kästchen mit einem Bleistift aus und rechnet am Ende des Tages die Punkte zusammen. Es gibt Zehner, Fünfer, Zweier und Einer- Aufgaben, die jeder für sich selbst festlegen sollte. Einige Vorschläge für die verschiedenen Aufgabentypen mache ich am Ende dieses Artikels.

Parallel dazu gibt es für jeden Tag acht Zeilen mit Viertelstunden-Kästchen für die Zeit von 8:00 bis 19:00 – der typische Arbeitstag eines Selbstständigen wie mir. Dort hinein kommen die Projekte und eventuelle Unterprojekte an denen man arbeitet, und nach 15 Minuten konzentrierter Arbeit an einer Aufgabe wird ein Kästchen ausgefüllt. Bei einer Ablenkung wird das Kästchen durchgestrichen und man fängt eine neue Zeile (Aufgabe) an oder kehrt wieder zur ursprünglichen Aufgabe zurück.

So einfach dieses System auch ist, es funktioniert. Das Punktesystem motiviert dazu möglichst viele “wertvolle” Aufgaben zu erledigen, und das Zeittagebuch fungiert gleichzeitig als Fokusverstärker und Selbstkontrolle.

Nebenbei lässt man vorzugsweise eine virtuelle Eieruhr den Emergent Task Timer von David laufen, der alle 15 Minuten darauf aufmerksam macht, daß es Zeit ist mit dem Blog-Lesen aufzuhören und bezahlte Arbeit zu erledigen.

Am Ende der Woche hat man einen schnellen Überblick wie produktiv man war, und wo die Zeit geblieben ist. Ich benutze das System zusätzlich um meine Rechnungen zu schreiben und für den Monatsrückblick. Auf einem DIN-A4 Blatt hat man also eine komplette Liste der Woche, wie produktiv man war und wo die Zeit geblieben ist.

Alles in allem ein super System um sich als Selbstständiger zu motivieren und zu fokussieren, was aufgrund der vielen Ablenkungen des Internets eine durchaus sinnvolle und wichtige Angelegenheit ist.

Hier einige Vorschläge für die Aufgabenkategorien von 10 bis 1:

10 Punkte:
* Bezahltes Projekt abgeschlossen
* Eigenes Projekt auf den Weg gebracht
* Vertrag für neues Projekt geschlossen

5 Punkte:
* Langen und guten Blog-Beitrag geschrieben
* Große, ungeliebte Aufgabe erledigt (Steuererklärung, Datenbankmigration, Dokumentation geschrieben)

2 Punkte:
* Mittleren Blog-Beitrag geschrieben
* Gute Idee ausformuliert und geplant

1 Punkt:
* Alten Kontakt gepflegt
* Neuen Kontakt geschlossen
* Kleineren Blog-Beitrag geschrieben
* Büro aufgeräumt
* Daten aufgeräumt
* Backup gemacht
* Eine Stunde konzentriert an einem Projekt gearbeitet
* usw.

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