Howto: GTD mit Wikidpad

Die Software Wikidpad ist ein sog. Desktop-Wiki, das einem erlaubt ein persönliches Wiki auf dem eigenen Rechner zu betreiben. Mit ein paar Handgriffen lässt sich daraus ein gutes Getting-Things-Done Hilfsmittel machen.

1. Software herunterladen und installieren

Auf o.g. Seite gibt es die aktuellste Version von Wikidpad zum Download. Ich benutze momentan die Version Wikidpad Beta 1.9b2. Auch wenn es eine Beta-Version ist habe ich diese noch nie zum Absturz bringen können.
Nach dem Download kann diese über den eingebauten Installer einfach installiert werden. Unter Linux und Mac OS X ist etwas mehr Arbeit notwendig, aber da die Software in Python programmiert wird gibt es wenig Probleme. Eine Anleitung dazu steht ebenfalls auf der Wikidpad-Seite.

2. Extension installieren

Bei Christian Ziemski habe ich eine Extension für Wikidpad gefunden, die genau das tut was man für GTD braucht. Ich habe diese (Version vom 27.01.2007) eingedeutscht und leicht angepasst, technische Details sind auf Christians Seite zu finden. Um die Extension zu installieren muss sie zunächst hier heruntergeladen werden.
Erstellen Sie jetzt ein Verzeichnis unterhalb ihres Wikidpad-Ordners (z.B. C:\Programme\WikidPad) mit dem Titel “user_extensions” und entpacken Sie die Datei aus dem ZIP-Archiv (WikidPadHooks.py) in diesen Ordner.

3. Neues Wiki mit GTD-Struktur anlegen

Nach einem Neustart von Wikidpad ist das Wiki bereits einsatzbereit für GTD. Legen Sie ein neues Wiki an, indem sie oben auf “Wiki -> New” klicken. Als Datenbank nehme ich meist “SQLite Compact”.
Danach sollte Sie ihr leeres Wiki begrüßen, das bisher nur das ScratchPad, WikiSettings und Views enthält. Legen Sie jetzt eine neue Seite an, indem Sie auf der Hauptseite ein CamelCase-Wort schreiben wie z.B. “MeineProjekte”. Wikidpad unterstreicht dieses Wort, und wenn Sie doppelt darauf klicken wird die Seite geöffnet.
Wenn Sie meinem Beispiel gefolgt sind, haben Sie jetzt eine leere Seite mit der Überschrift “Meine Projekte” vor sich. Hier tragen Sie alle Projekte ein an denen Sie momentan arbeiten, jedes mit einem eigenen CamelCase-Wort. Sie können hier natürlich auch noch weiter verschachteln wenn Sie möchten. Legen Sie zu Testzwecken eine Seite “MaiFest” an, indem Sie das CamelCase-Wort auf die Seite tippen. Nach einem Doppelklick darauf landen Sie auf der neu angelegten Seite.
Hier können Sie projektbezogene Informationen ablegen, und natürlich die nötigen physischen Schritte die zum erfolgreichen Abschluss des Projekts notwendig sind hineinschreiben.

4. Aktionen taggen und dynamisch anzeigen lassen

Für jedes Projekt haben Sie mehrere Schritte die abgearbeitet werden müssen. Sie können diese nun “taggen” um sie in den entsprechenden Kontext zu setzen. Bei unserem Testprojekt “MaiFest” könnte der nächste Schritt z.B. sein “E-Mail an Tim schreiben wegen der Unterlagen zum Maifest”. Wann Sie dies tun ist egal, nur sollte es möglichst bald sein. Also tippen Sie:

todo.asap: E-Mail an Tim schreiben wegen der Unterlagen zum Maifest  

Die Abkürzung “asap” steht für “as soon as possible”. Sie tippt sich einfach schnell, und daher benutze ich sie für meine “Nächsten Aktionen”. Sie können diese Wörter bei Bedarf in der WikidPadHooks-Datei anpassen.
Wechseln Sie anschließend wieder auf die Heimatseite Ihres Wikis im linken Seitenbaum (das ist die Seite ganz oben) und legen Sie eine neue Seite an mittels CamelCase-Wort: “ToDo”.
Doppelklicken Sie wieder darauf, und schauen Sie sich das Ergebnis an. Die Extension die Sie oben installiert haben durchsucht automatisch alle Wiki-Seiten und filtert die mit “todo” getaggten Zeilen heraus. Diese werden je nach Kontext auf der “ToDo”-Seite geordnet dargestellt.
Ich benutze verschiedene Kontexte nur wenn es wirklich sinnvoll ist. An meinem Arbeitsplatz habe ich immer Telefon, Internet, einen Schreibtisch für Papierarbeit und ein Ablagesystem mit dem ich arbeite. Daher landen alle “nächsten Aktionen” auf der “asap”-Liste, und nur wenn es sein muss wird z.B. etwas mit “todo.draussen” getaggt. Sie können beliebige Kontexte benutzen, diese werden alle getrennt unter “ToDo” aufgelistet. Für Dinge auf die Sie warten müssen eignet sich z.B. der Tag “todo.warten” hervorragend.

5. Tagging mit Datum

Die Extension bietet aber noch viel mehr als diese einfachen Tags. Probieren Sie mal, eine Aktion mit einem Datum zu taggen: “todo.21.06.2007: Sonnenwende” und wechseln Sie wieder auf die “ToDo”-Seite. Daten die über sieben Tage in der Zukunft liegen werden ganz unten auf der ToDo-Seite geordnet zusammengefasst. Sobald das Datum näher rückt bekommen diese Aktionen einen eigenen Eintrag, der die verbleibenden Tage anzeigt! Probieren Sie es mit einem nahen Datum aus und klicken Sie wieder zur ToDo-Seite.
Aufgaben die vergangen sind ohne daß sie erledigt wurden werden übrigens unter einer extra Überschrift “+VORBEI+” aufgeführt. Sie können sämtliche Phrasen und Einstellungen in der o.g. Extensions-Datei anpassen indem Sie diese editieren. Sie ist gut dokumentiert und der Code ist (wie bei Python üblich) sehr gut lesbar.

Fazit

Wikidpad eignet sich hervorragend als GTD-Hilfsmittel, sowohl zum Führen einer ToDo-Liste als auch für die Ablage von elektronischem Referenz-Material. Was mir fehlt ist eine Drag-and-Drop Funktion für Dateien aller Art, denn momentan lassen sich Dateien nur mit ihrem Pfad im Dateisystem referenzieren.
Als mobile Applikation ist Wikidpad übrigens auch geeignet. Kopieren Sie einfach den Installationsordner “C:\Programme\Wikidpad” auf einen USB-Stift o.ä. und starten Sie Wikidpad von dort. Ihr GTD-Wiki können Sie so auch wunderbar unterwegs auf dem Laptop nutzen. Zum Ende noch ein Screenshot von dem eben angelegten Test-Wiki: